9 hábitos útiles para incrementar la productividad en tu empresa

La capacitación en la empresa empieza por aprender a trabajar. Pero, ¿realmente tienes los conocimientos necesarios para enseñar a tus empleados no sólo a realizar sus labores sino a ser más productivos? La respuesta puede estar a un clic de distancia.

Cuando pensamos en capacitar a nuestro personal, generalmente acuden a nuestras mentes un sinfín de cursos que podemos ofrecerles. 

Desde cursos de computación o de inglés, hasta cursos más sofisticados en ventas, servicio al cliente, manejo de inventarios, etc, lo cierto es que se ofrecen en el mercado una variedad infinita de cursos, diplomados y talleres para capacitar a los empleados. 

Pareciera que la capacitación es meramente una cuestión de asignar el dinero y facilitarle el tiempo al empleado para que se supere dentro de su área de especialidad, esté más motivado y sea más productivo.

Sin embargo, pasamos por alto que la capacitación debe empezar por cuestiones mucho más básicas: el primer curso debe ser el de aprender a trabajar y, para ello, nosotros tenemos que ser los primeros en tomarlo. De esta manera estaremos en posibilidades de hablar el mismo lenguaje con nuestra gente.

Bases de la productividad laboral

La causa primordial de la baja productividad de un empleado puede tener sus raíces en la FORMA de trabajar y no en el trabajo mismo. La productividad se puede medir de diversas formas pero, de manera simple la podemos definir como la relación entre la cantidad de trabajo realizado y las horas trabajadas. Un trabajador apto y hábil puede ser capaz de realizar mucho trabajo en menos horas que sus compañeros y, por tanto, decimos que es más productivo.

Sin embargo, la cantidad de trabajo no siempre es el principal indicador de la productividad; esto es cierto especialmente en el área de servicios, donde es más subjetiva la evaluación del trabajo del empleado y más difícil de cuantificar. Podemos tener el caso de un empleado muy inteligente y capacitado en su área pero que no puede “sacar” adelante tanto trabajo como sus compañeros. Si le aplicamos una prueba de conocimientos podremos convencernos de que no se trata de ignorancia o falta de pericia; se trata de desorganización interna y problemas para dar prioridades a las actividades cotidianas.

Esta es, justamente, la capacitación más básica e importante para todo empresario: aprender a organizar las tareas, a priorizarlas, a iniciarlas y terminarlas. Se dice muy fácil pero lo cierto es que no ocurre tan fácilmente en la realidad. Cuando aprendemos a trabajar es mucho más fácil enseñarle a trabajar a nuestra gente.

Aprendiendo a trabajar

El aprendizaje empieza por casa así que intentemos aplicar las siguientes rutinas a nuestro trabajo diario y, después, transfiramos este método a nuestros empleados.


A continuación mostramos algunas herramientas que pueden ser útiles para iniciar el aprendizaje de Aprender a Trabajar:

1. Al inicio del día, revisar la lista de pendientes del día anterior y agregar las nuevas actividades que hayan surgido durante la mañana.
2. Elegir aquellas acciones que requieren de solución inmediata. Subrayarlas con algún color llamativo (amarillo, por ejemplo).
3. Empezar a resolverlas: hacer la llamada telefónica, enviar el fax o el mensaje, llevar los papeles, salir a recoger la documentación, cualquier acción que implique la realización real, física, contundente de esa actividad.
4. Continuar con la siguiente actividad y empezar a solucionarla.
5. Ir agregando a la lista las nuevas actividades que vayan surgiendo durante el día y utilizar algún tipo de símbolo que nos ayude a identificar el grado de importancia o urgencia de cada una.
6. Al término del día, cerrar los asuntos terminados, archivar la documentación.
7. Antes de salir de la oficina, retomar el listado de la mañana y tachar aquellas actividades que ya se terminaron de realizar. Dejar la lista a la mano para iniciar al día siguiente.
8. Al término del día, la pila de papeles debe ser más pequeña que como estaba en la mañana cuando iniciamos las labores.
9. Es importante contar con una agenda, una libreta, un block de post-it, un reloj con alarma o cualquier otro artículo que nos facilite anotar y, posteriormente, recordar lo que tenemos pendiente. Es una fantasía el pensar que podemos recordarlo todo. No existe la “mala memoria” para un empresario; sólo existe la disciplina o la negligencia de apuntar los pendientes.

Aprendiendo a priorizar

Uno de los retos más importantes que enfrenta el empleado cada día es el de ser asertivo al priorizar las tareas. Lo que es apremiante para el jefe puede no serlo para el empleado. Si el jefe no es lo suficientemente claro en cuanto a lo que necesita, es probable que el empleado aplique sus propios criterios al decidir la prioridad de cada actividad. Y aquí es donde empiezan los problemas y los malentendidos.

Algunas sugerencias para evitar contratiempos en la asignación de prioridades pueden ser:

• En vez de decir que “nos urge”, especificar dentro de cuanto tiempo esperamos nos entreguen lo que solicitamos. Es más recomendable decir que necesitamos la información “a más tardar” en dos horas o dos días, que decir “me urge”.
• Permitirle al empleado analizar y, si es el caso, proponer una fecha distinta en caso de que el trabajo se pueda realizar en menos o más tiempo del solicitado. El empleado suele tener mejor idea de lo que implica la realización de la tarea.
• Hagamos peticiones concretas, utilizando pocas palabras, con órdenes o instrucciones claras y sencillas.
• Pidamos UNA COSA A LA VEZ.
• Pidamos al empleado que también APUNTE LOS PENDIENTES.
• Tengamos claro nosotros lo que queremos ANTES de pedirlo. Así sabremos cómo solicitarlo.
• Revisemos con nuestros empleados si la lista de actividades que nosotros elaboramos para cada uno de ellos es la misma que ellos apuntaron en sus agendas. Es importante cerciorarse que todos tienen la información que les corresponde.
• Si nuestro listado de pendientes es muy extenso y diverso, convendría hacer varios listados por categoría o por tema o por responsable. Por ejemplo, puedes conseguir unos post it más grandes y escribir las actividades en distintas hojas o listados. Ahí mismo puedes ir tachando aquellas que el personal te va entregando como finalizadas.
• Si un expediente, carta, informe, reporte, lleva más de una semana en tu escritorio sin “moverse”, es necesario archivarlo, delegarlo, destruirlo o resolverlo. 

Muchas personas salen a la tienda y compran agendas electrónicas muy sofisticadas, tienen además una agenda de escritorio, un calendario colgado en la pared, una secretaria y muchos otros recursos para acordarse de lo que tienen que hacer. Aún así, se les olvida consultar la agenda, abrir el calendario, poner la alarma, etcétera. No son cosas las que debemos comprar, sino desarrollar hábitos útiles. Aún si contamos con todos los equipos mencionados anteriormente, si no nos acordamos de consultarlos, de todas formas los vamos a olvidar. 

Así que querido empresario, manos a la obra: empecemos por organizar nuestro escritorio para luego transmitir nuestra experiencia a nuestro equipo de trabajo. Echemos mano de nuestra libreta y lápiz y dejemos que ellos carguen con nuestros pendientes para resolverlos de manera más rápida y con menos estrés.

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Las 10 ventajas de tener presencia en linea

Los beneficios de la integración de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TIC) en las empresas y, en concreto, de Internet, están ya lo suficientemente contrastados como para que el riesgo de la decisión sea mínimo. Es cierto que la adopción de las TIC supone, a medio plazo, una inevitable transformación de la propia empresa; pero también es cierto que dicha transformación repercute positivamente en la mejora de la productividad y en la competitividad. Entre las oportunidades que ofrece Internet, destacan:

1. Información actualizada en tiempo real. A través de su página web, las empresas tienen la posibilidad de actualizar la información que ofrecen a sus clientes y proveedores, en tiempo real.

2. Un negocio global. Internet permite a las empresas mantener un escaparate abierto durante todo el año, las 24 horas del día, en todos los países del mundo, aumentando así su número de clientes potenciales de forma considerable y superando las barreras típicas de un mercado local. Esto permite flexibilidad de horarios para el cliente y la des localización de las ventas. El mercado se hace inevitablemente mayor.

3. Recepción de pedidos las 24 horas del día. La incompatibilidad de los horarios con el ritmo de vida de los consumidores genera un descenso en las ventas y en los ingresos de las pequeñas y medianas empresas sin presencia en Internet. Manteniendo abiertos los negocios las 24 horas del día y los 365 días del año, se aumenta considerablemente la posibilidad de recibir pedidos fuera del horario habitual de trabajo y se puede, además, optimizar la gestión y entrega de pedidos.

4. Mejora de la comunicación con el cliente. La interactividad con el consumidor permite lograr una afinidad difícil de obtener a través de otros medios. La comunicación fluida y constante es la forma más barata y asequible de hacer publicidad para cualquier negocio. Internet permite la inmediatez en el lanzamiento de nuevos productos y en la difusión de información a la base de clientes.

 

5. Aumento de la productividad. Gracias al uso del sitio web, las pymes pueden optimizar los tiempos de atención al cliente y la logística de los pedidos, además de mejorar el control y seguimiento de los mismos. Estas mejoras se traducen en un incremento en la calidad de los servicios prestados y en un aumento del volumen de la facturación.

6. Nuevas oportunidades de negocio. La interactividad que se logra a través del sitio web con los clientes aporta valiosa información sobre la demanda de productos y servicios, que permite, a su vez, implementar nuevas líneas de negocio.

7. La presencia en Internet como factor diferencial frente a la competencia. La imagen de modernidad, competitividad y la credibilidad de las pymes aumentan al tener una presencia y una imagen profesional en Internet.

8. Reducción de la inversión necesaria para llegar a los clientes potenciales. La pequeña empresa no suele disponer del presupuesto de publicidad necesario para aparecer en los medios tradicionales. Internet facilita el acceso a los consumidores sin grandes presupuestos y con una inversión adecuada a las posibilidades de cada empresa. La inversión para tener una buena presencia en Internet es baja y los beneficios son inmediatos.

9. Un mejor acceso al cliente. Internet ofrece un grado de segmentación de los clientes potenciales muy elevado. Así, permite que se muestren anuncios de productos o servicios sólo cuando hay usuarios que los están buscando. Además, las campañas de marketing online permiten pagar sólo por los usuarios que han visitado el sito web. También se puede controlar de manera muy precisa en qué zonas geográficas se quieren mostrar los anuncios, a qué horas del día, para qué palabras o conceptos clave y en qué tipo de páginas.

10. Medición de resultados. Los resultados de la inversión realizada en campañas de promoción online se pueden cuantificar de forma más fácil y efectiva que las acciones de publicidad y comunicación en medios tradicionales, ya se trate de impactos publicitarios, de contactos generados o de ventas efectuadas. Además, mediante el análisis de las visitas recibidas y del comportamiento del usuario, se puede conocer mejor al cliente potencial y descubrir qué productos o servicios funcionan mejor o peor.

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10 Consejos para la gestión efectiva del tiempo

INTRODUCCIÓN Cada programa refleja el conjunto, único, de prioridades y responsabilidades de la persona que lo ha realizado. No hay dos personas que tengan exactamente la misma idea de lo que constituye la gestión perfecta del tiempo. La idea final es simplemente ver si tu relación con el tiempo es buena, si te permite responder a tus obligaciones profesionales, disfrutar de la compañía de tus seres queridos y cuidar bien de tu activo más importante, la salud.

No hay un único modelo a gusto de todos sobre cómo gestionar el tiempo, pero hay una serie de principios básicos que se pueden aplicar a una gran variedad de circunstancias. 1. Planificar por adelantado Planificar es la piedra sobre la que se basa la gestión del tiempo, todo el tiempo que le dediques a esa tarea merece la pena. Pero no consiste sólo en crear una buena planificación o programa, debes ser capaz de llevarlo a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria de tu trabajo y el resto de responsabilidades, contar con las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. Como si fuera una prenda de vestir, debes sentirte cómodo y que te quede un poco amplia por si acaso encoge.

2. Programar actividades de ocio Los mejores planes de gestión de tiempo te acompañan durante toda la vida, no sólo durante tus horas de trabajo. Intenta programar periodos de tiempo dedicados a la familia, amigos, hacer ejercicio, intereses especiales o proyectos especiales, en vez de dedicarles "el tiempo que quede" después de la rutina diaria habitual. Esto te dará la oportunidad de observar tu relación actual del trabajo que te llevas a casa y del tiempo libre, para ayudar a restablecer el equilibrio si se ha perdido.

3. Promete menos y cumple más Una de las reglas más inteligentes que se pueden aplicar es establecer fechas de entrega que sean viables. En otras palabras, es una buena idea sobrestimar el tiempo que piensas que te va a llevar un trabajo para, primero, asegurarse el cumplimiento del plazo incluso si hay que enfrentarse a retrasos imprevistos y segundo, sorprender positivamente a tu jefe, clientes, compañeros de comité y familia, terminando antes de lo previsto.

4. Divide los trabajos grandes con tareas manejables Es muy fácil aceptar trabajos de grandes proporciones. Por ejemplo, "pintar la casa" será un proyecto menos desalentador si se siguen bien los pasos hasta conseguir ese objetivo: seleccionar el color, comprar la pintura y empezar a trabajar en la fachada de atrás. Dividiendo un trabajo enorme en pasos manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo cada paso y reduciendo paulatinamente el alcance del proyecto, se puede conseguir cualquier cosa y con menos estrés que si se pretende hacerlo todo a la vez.

5. Haz un seguimiento de tus progresos Cada proyecto de envergadura requiere su propia programación, agenda y calendario para identificar los pasos principales o hitos en el camino hacia su consecución. Si has establecido fechas objetivo realistas, y tienes previsto tiempo para "resbalones" posibles, tus progresos deberían responder a tu plan. Si hay imprevistos que te sitúan por detrás de la fecha prevista, puedes avisar a tu jefe o cliente y establecer una fecha de consecución revisada o dar los pasos necesarios para acelerar su progreso y recuperar el tiempo perdido. Nota: Si puedes, deja espacio en tu programa para anotar trabajos en proceso de realización.

6. Delega lo que puedas Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de personas: aquellos que pueden y los que no pueden. Si eres uno de los últimos y encuentras todo tipo de razones para hacer las cosas por tí mismo ("…se tarda demasiado en explicárselo a otra persona" o "…al final acabo por tener que repetirlo") entonces es inútil intentarlo.

Sin embargo, si piensas que no eres tan indispensable como crees, es hora de empezar a delegar. Comienza con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempo y que sabes que alguien más puede llevar a cabo. Acepta que enseñar a otra persona puede llevar un poco de tiempo, y permite una curva de aprendizaje razonable. Te beneficiarás en tener más tiempo y menos estrés.

7. Establece parámetros para decir "NO"  Todos conocemos a gente que establecen sus límites de tiempo: "No es mi trabajo", dicen. "Son las cinco y me voy". Puede parecer excesivo pero también sabemos que muchas personas terminan trabajando hasta tarde o se llevan trabajo a casa de vez en cuando, por ello puede que haya llegado el momento de empezar a decir "no" y no sólo a los otros, sino también a tí mismo. Trabajar durante horas y horas, tanto si recibe paga extra o no, daña el equilibrio entre trabajo y ocio que es básico para la salud y el bienestar.

8. Haz y sigue una lista de prioridades No hace falta que seas un experto para elaborar listas de prioridades. Algunas personas llevan varias listas a la vez: una de mayor prioridad para las tareas urgentes y muy importantes, una de prioridad media para las tareas menos urgentes o medianamente importantes, y otra de baja prioridad para tareas que le gustaría hacer cuando tenga tiempo. Otras personas simplifican el proceso haciendo sólo una lista de las cosas que tiene que hacer al día siguiente al final de cada día.

9. Agrupa tareas según las capacidades requeridas. Para sacar el mayor partido a tu tiempo, trata de realizar los trabajos más difíciles, aquellos que requieren la máxima concentración y mayor eficiencia en aquellos momentos del día en los que tus niveles de energía y atención son mayores. Si puedes coordinar esos momentos con periodos en los que tienes menos interrupciones de lo normal, mucho mejor. De la misma forma, trata de programar tu rutina, tareas de bajo nivel para las horas del día en las que te resulta más difícil concentrarse. El truco está en identificar tus horas de mayor rendimiento y programar tu trabajo en consecuencia.

10. Mantén los ojos abiertos para encontrar atajos. Es siempre tentador seguir haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre, porque es con lo que se está familiarizado. Encontrar, adaptar y aplicar nuevas técnicas más eficientes a tus responsabilidades, no sólo te ahorrará tiempo, sino que rebajará tu carga de trabajo total.

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